A edição de fevereiro da revista InsideCounsel descreve a experiência da Kodak e de outras companhias com um produto que vem ganhando espaço nos Estados Unidos: os softwares para o funcionamento online das atividades dos conselhos de administração. A idéia por trás dessas ferramentas é melhorar a comunicação e o funcionamento dos conselhos, contribuindo para uma maior agilidade e eficiência do órgão. Sua principal finalidade é criar uma área na internet segura e de fácil acesso para materiais do conselho e dos seus comitês, incluindo apresentações em powerpoint, press releases, demonstrações financeiras, atas de reuniões anteriores, regimentos internos e demais documentos de governança.

Em relação ao formato, a maior parte das interfaces se assemelha a um livro com diversas abas. Os sistemas permitem às secretárias dos conselhos compilar e distribuir relatórios em formato eletrônico pela internet, efetuar uploads de material, definir listas de contatos, enviar documentos e mensagens de alerta, receber a confirmação da abertura de documentos e rastrear as revisões a serem realizadas pelos conselheiros. Alguns sistemas permitem até mesmo a realização de conferências em tempo real, com visualização simultânea de documentos no computador.

Para os membros do board, os sistemas funcionam como um painel de controle de acesso rápido a uma série documentos relevantes, tais como anúncios recentes, novos conteúdos para revisão, itens a serem votados ou discutidos online e calendário com reuniões do conselho, comitês ou outros eventos corporativos. Entre as empresas que fornecem esses softwares estão a BoardVantage, BoardWorks, Diligent Boardbooks e Directors Desk, entre outras.

No geral, essas empresas afirmam que seus sistemas trazem vantagens para quatro grandes grupos nas empresas: i) os conselheiros, que aumentam a possibilidade de interação e colaboração entre as reuniões; ii) as secretárias dos conselhos, que diminuem a redundância dos trabalhos; iii) a área de tecnologia da informação, que passa a ter os documentos corporativos distribuídos e lidos em ambientes fechados e seguros; e iv) a área legal das companhias, que ganha a retenção e a rastreabilidade dos documentos.