Os próximos meses serão de trabalho duro para Carolina Melo, analista da área de Relações com Investidores (RI) da Cemig e para outras centenas dos seus colegas de profissão. É que já começou a temporada de preenchimento do Formulário de Referência da CVM, com entrega obrigatória até 31 de maio. “Nosso trabalho é uma loucura, com o envolvimento de mais de cem profissionais dependendo do tamanho da companhia”, diz ela. As estatísticas lhe dão razão. Segundo pesquisa realizada entre os clientes da Ten, empresa com foco em soluções tecnológicas para o mercado de capitais, 85% dos 48 clientes entrevistados nomearam o preenchimento do formulário como a principal dor de cabeça da área de RI, bem à frente de outras queixas, como tarefas relacionadas ao site de RI e realização de assembleias, entre outras.

“É um documento muito moroso, muito complexo de ser preenchido, com relações de troca com várias áreas da empresa e prazos curtos”, afirma  Rafael Wajnsztok, sócio da Ten. Segundo ele, a versão mais complexa do Formulário da CVM, exigida das empresas com ações na bolsa, exige o preenchimento de 101 itens.

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Segundo ele, o tempo gasto com agenda regulatória acaba sendo um obstáculo à ascensão dos profissionais de RI. Consigo contar nos dedos das mãos os ex-RIs que agora são C-levels, apesar de trabalharem perto de áreas estratégicas, como finanças e negócios”, afirma. “O problema vem da alocação de tempo, diz. Segundo ele, hoje no Brasil é impossível o RI alocar mais do que 50% do seu tempo na comunicação com investidores.

Nova ferramenta

Com isso em vista, a Ten lançou neste mês uma plataforma para gerenciamento do processo, que pode ser acessada, de forma colaborativa, pelos diferentes envolvidos – dos diversos departamentos aos escritórios externos. Entre suas funções, o sistema permite controle de entregas, preenchimento simultâneo das diversas áreas envolvidas, estabelecimento de prazos e acesso a instruções para preenchimento.

Segundo Maiara Madureira, sócia da área de companhias abertas do escritório Demarest Advogados, o processo passou a envolver mais pessoas a partir do ano passado, quando o formulário passou a exigir informações sobre as práticas ESGs das empresas. “Antes, o preenchimento do formulário era muito concentrado em relações com investidores ou no jurídico, mas agora você não tem como tirar o RH e a área de sustentabilidade de jogada”, afirma. Cabe ao RH, por exemplo,dependendo do tamanho da companhia, coletar a autodeclaração de cada funcionário sobre raça e gênero.

Entre outras áreas que costumam ser acionadas para fornecimento de informações estão contabilidade, tesouraria, inteligência de mercado, compliance, controladoria, TI, governança e análises de risco. “É preciso de muita organização e de jogo de cintura para lidar com tanta gente”, afirma Carolina Melo. “Você tem que ter empatia e dar tempo para as pessoas entregarem as informações”, diz. “Tem que entender o lado do outro, mas também entender que o lado da companhia é maior e, quando preciso, é preciso ser chata e cobrar”.

Maiara Madureira também tem suas dicas para os profissionais de RI envolvidos no trabalho. Em primeiro lugar, é preciso começar cedo. “É importante engajar as diferentes áreas desde o começo do processo para eles estarem bastante inteirados do que precisa ser feito, até porque, quando não é a área core que vai preencher, a tarefa vai ficando lá pro final da fila de pendências”

Ela também chama atenção para a necessidade de consistência nas informações fornecidas no formulário da CVM com as de outras fontes, como relatórios de ações ESG ou atas. “É preciso de trabalho antecipado para conseguir fazer todas as informações ficarem bem casadas”, finaliza.