Quando o fim do ano se aproxima, as companhias começam a maratona para a produção de relatórios anuais. Formam-se grupos de trabalho multidisciplinares para decidir conteúdo, formato, cronograma de entrega, etc. No meio de tantos procedimentos, os atrasos são comuns. A empresa de teleatendimento Contax, por exemplo, ainda não conseguiu divulgar seu relatório, e mesmo companhias de grande porte levam tempo para concluir a tarefa. Itautec, JBS Friboi, Votorantim Celulose e Papel, Vivo e BM&FBovespa divulgaram seus relatórios referentes a 2008 quando já entravam no segundo semestre de 2009.

As companhias gastam, em média, de R$ 100 mil a R$ 300 mil para a confecção do material, valores esses que variam conforme a “perfumaria” gráfica e o número de exemplares da publicação, segundo consultores de relações com investidores (RI) ouvidos pela capital aberto. Se a opção for por ter o material também em versão on-line, a tecnologia para colocar o relatório na internet não sai por menos de R$ 25 mil na RIWeb, provedora de serviços de RI. Com tantos custos e mão de obra envolvidos, vale a pena publicar dezenas de páginas meses depois de terminado o ano?

“Não faz sentido você falar de 2008 no segundo semestre de 2009”, ressalta Roberto Gonzalez, diretor da agência de comunicação corporativa The Media Group. A questão é que boa parcela das companhias tem dificuldades para fazer o relatório e divulgá-lo logo após o exercício social reportado. Muitas acabam divulgando o material depois que os resultados do primeiro trimestre do ano seguinte já são conhecidos. “As companhias iniciam a produção do relatório muito tarde”, avalia Gonzalez.

Para que o relatório anual — impresso ou on-line — tenha utilidade, é fundamental que não se restrinja a contextualizar o passado, mas traga uma mensagem estratégica da companhia sobre o que ela espera para o futuro. “Caso contrário, você tem uma simples peça de marketing, que não agrega valor do ponto de vista da qualidade da informação, transparência e comprometimento com o mercado”, avalia Diego Barreto, diretor-gerente do Instituto Brasileiro de Relações com Investidores (Ibri).

O Itaú Unibanco tenta atribuir um pouco de frescor a sua publicação. “Nela, a companhia registra as realizações, os desafios e as estratégias para o próximo ano”, conta Sonia Favaretto, superintendente de sustentabilidade da instituição. O banco optou por publicar em maio não apenas uma, mas cinco versões do seu relatório anual: a impressa completa, composta de três volumes; a on-line, com conteúdo exclusivo; uma em áudio; uma versão resumida dirigida aos colaboradores; e uma síntese com os principais destaques, para ser distribuída nas agências.

Preparar tudo isso demandou da instituição financeira muitas horas de trabalho e uma fatia polpuda do orçamento. Mas o banco não tem dúvidas de que compensa manter, inclusive, a versão integral impressa, a mais cara. “Da mesma forma que os sites não substituíram o jornal impresso, eles não vão acabar com os relatórios anuais”, diz Sonia.

Não é o que pensa a CPFL. A elétrica adotou somente o modelo virtual neste ano. Além de alinhar a confecção do relatório à sua política de sustentabilidade, evitando o consumo de papel, economizou 30% do caixa nesse trabalho. “Eliminamos o tempo de gráfica e de postagem, e conseguimos 20 dias a mais para produzir o material”, diz Augusto Rodrigues, diretor de comunicação empresarial e de relações institucionais da companhia.