Eles ganharam status nas companhias abertas no início desta década. Conquistaram um orçamento só seu, equipes especializadas, encadernações requintadas e projetos gráficos criativos. Antes chamados apenas de relatórios anuais, hoje já recebem, em alguns casos, o título de relatórios de sustentabilidade — o que lhes confere um sentido mais amplo. Consomem, além de muito dinheiro, altas doses de energia e de tempo das equipes de comunicação. Pois foram eles mesmos um dos primeiros orçamentos das áreas de relações com investidores (RI) a serem atingidos pela crise financeira internacional.

Em 2008, a Alpargatas publicou um relatório de 117 páginas. Este ano, limitou-se a 32, impressas em papel bem menos encorpado. As demonstrações financeiras apareceram resumidas e, ao seu lado, foi colocado um recado: para vê-las completas, o leitor deveria acessar o site da companhia. A Alpargatas não economizou em transparência para explicar a mudança: “Alinhado ao foco da redução de custos, da preservação do caixa e do respeito ao meio ambiente, este relatório foi elaborado com um número menor de páginas em relação às publicações dos anos anteriores.”

A CPFL optou por não imprimir o material e fazer a versão on-line. “Acreditamos que (…) escolhemos o melhor caminho, seja pela facilidade que o novo formato oferece ao usuário, seja pelo alcance dos diversos públicos.” Neste caso, a mudança não foi oficialmente atribuída a um corte de custos, mas sim a uma preocupação com a sustentabilidade: “Essa é uma pequena iniciativa que, somada a outras, pode fazer a diferença para o futuro do planeta”.

A diminuição na produção dos relatórios foi sentida pelas consultorias de relações com investidores (RI). “A redução foi 100% por causa da crise. Como o material não é obrigatório, muitas empresas resolveram simplesmente cortá-lo”, diz Rodrigo Azevedo, presidente da RIWeb. “Ano passado, fizemos a mesma quantidade de orçamentos de 2007, mas fechamos entre 40% e 50% menos”, constata Dóris Pompeu, diretora da GlobalRI. Alguns de seus clientes tentaram migrar para o formato virtual e, mesmo assim, tiveram dificuldade para aprovar verba. “É um material caro, principalmente para as áreas de RI, que têm um orçamento pequeno. Para o ano que vem, acho que os relatórios impressos voltam, só que mais simples e em tiragem menor”, diz a consultora.

Na onda de corte de custo, os relatórios on-line ganham força. Por não terem custo de impressão — e de postagem, se enviados por e-mail, com link de acesso —, eles saem bem mais em conta. Segundo Azevedo, um relatório anual on-line custa em torno de R$ 30 mil reais, considerando que o cliente produza o conteúdo. O impresso pode sair por algumas vezes esse valor. “No on-line, você manda o link e nunca erra na quantidade. Além disso, se verificar que há um erro, é fácil corrigir”. Mariana Zuppolini, gerente de Comunicação e Sustentabilidade da MZ Consult, também reconhece a mudança de postura das companhias. “Devido a cortes de custos, algumas optaram por não imprimir. Gravam o relatório em CD ou só o disponibilizam no site.” Para Mariana, a prestação de contas é o mais importante. O formato deve estar alinhado às diretrizes de comunicação da companhia.

HORA DE REPENSAR — É nos momentos de crise que modelos consagrados costumam ser repensados e, muitas vezes, acabam até ganhando uma roupagem mais eficaz. Esse deve ser o destino dos relatórios anuais. A tendência é que eles se tornem mais objetivos e usem menos “perfumaria”. “Não existe razão para fazer um relatório de 400 páginas. É uma forma de agregar custos, e não benefícios”, declara Valter Faria, consultor de relações com investidores.

Ele sugere que as empresas comecem a adotar relatórios anuais mais compactos, nos moldes do 10-K wrap norte-americano — peça que contempla as informações do relatório 10-K, equivalente ao nosso informações anuais (IAN). “Essa modalidade cresceu vertiginosamente nos EUA nos últimos anos, especialmente em função das diminuições de orçamentos e da economia de tempo para sua produção”, diz Faria. “De nada adianta um relatório maravilhoso, cheio de fotografias e publicado em agosto. É como ter uma árvore de natal linda pronta em 6 de janeiro.”

O Itaú Unibanco também encontrou uma forma de inovar, mas não foi economizando. Trouxe ao mercado cinco tipos de relatórios diferentes: o impresso, o on-line, duas versões resumidas para colaboradores, um folder para disponibilizar nas agências, e um “audiobook”. “Essa é uma versão inédita, que traz os principais números e informações do documento de forma narrada. É uma peça de mobilidade e também ideal para os deficientes visuais”, afirma Sonia Favaretto, superintendente de sustentabilidade do Itaú Unibanco.