Governança na web

Portais de informação aprimoram o trabalho de conselheiros e diretores, reduzem custos e fazem bem ao meio ambiente

Governança Corporativa/Reportagem/Temas/Edição 64 / 1 de dezembro de 2008
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Dez dias antes, a empresa envia, pelo correio, volumosos documentos que servirão de base para o encontro. Quando tudo está pronto para ser postado, percebe-se que alguns dados já possuem informações mais atuais. Todo o material é desencadernado para a inclusão das informações novas. A remessa atrasa. O conselheiro A, que estava em viagem, não retorna a tempo de ler os documentos impressos. Os conselheiros B e C moram muito longe, recebem o material em cima da hora e não se preparam adequadamente. Situações como essas são mais freqüentes do que se imagina nas reuniões dos conselhos de administração. E mostram como o processo decisório de empresas brasileiras ainda é engessado, em pleno século 21.

Para reverter esse cenário, uma ferramenta começa a ganhar terreno no Brasil e promete turbinar a eficiência do trabalho do conselho de administração e da diretoria das companhias: o portal de governança corporativa. Ainda são poucas as empresas que trabalham com ele — Bematech, Brasil Telecom, CPFLe Energias do Brasil são algumas delas —, mas essa parece ser uma novidade com potencial de emplacar. O Instituto Brasileiro de Governança Corporativa (IBGC) escolheu o portal como tema do sexto caderno de governança, lançado oficialmente no dia 13 de novembro. O propósito do material é trazer orientações práticas de implementação.

AGILIDADE — Visualmente, a ferramenta em nada se diferencia de um portal de internet — deve possuir um layout atraente, ótima navegabilidade e aplicativos como ferramenta de busca, fóruns e chats. A diferença é que seu acesso é restrito a membros do conselho de administração, do conselho fiscal e da alta diretoria. Em seu conteúdo, está todo o tipo de informação de que o profissional necessita: documentos públicos (estatuto social, atas de reuniões, regulamentos), dados confidenciais (informações econômico-financeiras, novos projetos e investimentos, M&As), agendas com todos os eventos (reuniões dos conselhos de administração e fiscal, comitês, assembléias), etc.

Na situação descrita no primeiro parágrafo, em vez de postar a documentação por correio, a companhia simplesmente faz o seu upload no portal. Um e-mail de alerta é enviado a todos os conselheiros que, de posse de login e senha, podem acessar o material de qualquer computador com internet. “Quem estiver em viagem poderá acessar os documentos de seu laptop e adiantar a leitura”, diz Heloísa Bedicks, secretária geral do Instituto Brasileiro de Governança Corporativa (IBGC).

Outra vantagem é a possibilidade de inserir os documentos à medida que vão ficando prontos. “Antigamente, se algum departamento atrasava em levantar seus dados, tínhamos de esperar para postar todo o material. O ganho operacional foi fantástico”, conta Wolnei Betiol, presidente do conselho de administração da Bematech, que lançou seu portal em outubro. Ricardo Ferraz, representante da Previ no board da Brasil Telecom, ressalta a economia de papel que o uso do portal proporciona. “Se todas as companhias investidas pela Previ adotassem o portal, muitas árvores seriam salvas”, brinca. Essa consideração também é feita por empresas de outras partes do mundo. Antes de adotar um portal de governança, em setembro de 2006, a gigante postal Canada Post, por exemplo, costumava distribuir, a cada ano, mais de 200 mil páginas de documentos referentes a reuniões do board.

CUIDADO COM A SEGURANÇA — Toda essa praticidade pouco vale se o meio de navegação não for à prova de invasores. “Uma das atribuições mais importantes do portal é a sua segurança, já que não são poucos os documentos sigilosos que são colocados nele”, diz Virgílio Aguiar, gerente de governança corporativa da Brasil Telecom. Todo o ambiente do portal é criptografado — o que dificulta a ação de hackers —, e qualquer acesso é rastreado. Na tela, a preocupação com a inviolabilidade do sistema foi levada ao extremo. “Antes da implementação, o conselho fiscal sugeriu um teste de violação do portal, para dissipar qualquer tipo de dúvida. Vários especialistas em informática tentaram, sem sucesso, invadir a ferramenta”, relembra Aguiar. Todos os documentos inseridos no portal estão disponíveis para download e impressão. No caso de papéis confidenciais, pode-se solicitar uma segunda senha, que é enviada ao profissional para ser usada especificamente naquela situação. Se o material for impresso, uma marca d’água torna possível identificar seu dono.

Determinados documentos podem ser acessados apenas por conselheiros e a alta direção. Todo o conteúdo do portal é compartimentado, de modo a estabelecer um controle de acesso, de acordo com a hierarquia profissional. No caso da CPFLEnergia, um profissional da área financeira pode entrar no portal para inserir ou excluir informações de sua alçada, mas não pode visualizar, baixar ou imprimir determinados papéis.

Gisélia Silva, gerente da assessoria do conselho de administração da CPFLEnergia, ressalta que a informação é seletiva mesmo entre conselheiros. “Um conselheiro da CPFLEnergia acessa informações de todas as empresas do grupo, mas não faz sentido um conselheiro da CPFLPaulista, uma controlada, ter a mesma permissão”, diz. A CPFLfaz bom proveito dos recursos visuais que o portal proporciona. Mantém um arquivo atualizado de fotos de todas as suas obras, para que os membros do board acompanhem o andamento. “Esse recurso já nos permitiu economizar tempo nas reuniões, pois os conselheiros já chegam cientes das obras. Slides demorados, nunca mais”, conta Gisélia.

AMÉRICA LATINA NA MIRA — Nos Estados Unidos, a ferramenta é chamada portal do conselho (board portal) e deu seus primeiros passos no começo do milênio. As adesões cresceram a partir de 2006, e a estimativa é de que uma em cada cinco empresas no país — Boeing, Hyatt, Ford e International Paper são algumas delas — esteja usando o portal, segundo dados da Society of Corporate Secretaries and Governance Professionals.

A demanda pela ferramenta promoveu o surgimento de empresas de TI focadas especialmente no desenvolvimento desses portais. A californiana BoardVantage iniciou suas operações em 2003 e fornece serviços de desenvolvimento, hospedagem e suporte desses ambientes virtuais. Pelo serviço, é cobrada uma taxa anual — a menor é de US$ 25 mil. Com mais de 200 clientes nos EUA, Canadá e Caribe, a empresa esfrega as mãos com a possibilidade de expansão de mercado que enxerga no resto do mundo. Para Joe Ruck, CEO da BoardVantage, há uma tendência quase irreversível de aumento no uso de portais de governança. “No curto prazo, o crescimento maior deve se dar na Europa e na América Latina, onde as estruturas dos conselhos são parecidas com as daqui”, comenta.

No Brasil, o custo de implementação de um portal de governança varia de acordo com a complexidade da ferramenta e com a forma de implementação. No caso da Brasil Telecom, foram gastos aproximadamente R$ 230 mil para o desenvolvimento da primeira versão. O valor se deve à terceirização dos serviços de desenvolvimento de software e à sofisticação das ferramentas implementadas.

Se a empresa optar por criar o portal dentro de casa e por um pacote mais modesto de aplicativos, os custos caem consideravelmente. Para desenvolver o seu, a Energias do Brasil desembolsou cerca de R$ 17 mil. O portal está em período de testes finais. “A intenção é começar a usá-lo ainda este ano, disponibilizando-o para a diretoria e, a partir do começo de 2009, abri-lo para o conselho”, conta Antonio Pita de Abreu, diretor presidente. Também desenvolvido pela equipe de TI da própria companhia, o portal da Bematech consumiu R$ 20 mil.

Heloísa ressalta que o aproveitamento da ferramenta abrange um amplo espectro de possibilidades. As variáveis são a estrutura e o bolso da companhia. “Mesmo com poucos recursos, é possível criar um portal bom e barato. Uma empresa pequena não precisa de uma ferramenta com tantas funcionalidades”, observa.


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