Estudo da UN Global Compact & Accenture com 800 CEOs de empresas de todo o mundo mostra que 96% desses profissionais consideram que os temas ambiental, social e de governança devem ser integrados à estratégia e às operações das organizações. Parece haver consenso em torno da ideia de que para as companhias terem sucesso é prioritária a ampliação das agendas dos conselhos de administração — para incluírem a sustentabilidade entre as principais diretrizes.

Nesse contexto, é essencial que os conselhos — que vão exigir de todas as áreas redução da pegada de carbono — deem o bom exemplo. Uma das oportunidades para se incrementar as boas práticas está na modernização dos sistemas de troca de documentos entre integrantes do board.

Hoje, muitos conselhos no Brasil movimentam arquivos por e-mails. Trata-se da maneira mais vulnerável de se fazer circular informações no âmbito dos conselhos, já que vazamentos de dados sigilosos por esse canal são quase inevitáveis — não só por causa de ações levianas de algum funcionário ou agente envolvido, mas principalmente por equívocos de segurança que a maioria das pessoas comete.

Adotar a impressão de documentos (solução que tende a se enfraquecer, mas que ainda é muito usada por conselhos no mundo) é uma opção menos insegura, porém mais custosa em termos ambientais. Façamos um cálculo conservador. Somando conselheiros e membros de comitês, consideremos 20 pessoas; elas têm pelo menos 12 reuniões ao ano e recebem, em média, 200 páginas por encontro. São nada menos que 48 mil páginas impressas! Em pouco tempo, desperdiçadas.

O banco sul-africano First Rand decidiu tomar outro caminho. Conselho, comitês e subsidiárias têm cerca de 600 reuniões ao ano, encontros que demandam a produção de 8,7 mil pacotes de documentos. O banco contratou o sistema Diligent Boards, que transfere essa troca de informações para um ambiente 100% digital e protegido. Segundo o First Rand, a mudança para o sistema da Diligent gerou uma economia anual de US$ 1,55 milhão — redução de quase 50% dos custos com essa atividade.

A Diligent já recebeu relatos similares da peruana Companhia de Minas Boaventura; do Deutsche Börse AG, tradicional agente internacional de comercialização de valores mobiliários baseado na Alemanha; e de muitas outras empresas.

A adoção de sistemas robustos e de excelência como os da Diligent também permite redução da pegada de carbono em outras áreas das empresas e menores custos no board — resultados não tão facilmente mensuráveis quanto no caso do papel, mas igualmente importantes. Alguns exemplos são menos viagens e diminuição de custos com postagem.

Mais uma vantagem comprovada é o aumento da eficiência. O Diligent Boards facilita a participação e a colaboração de integrantes dos conselhos baseados em regiões distintas. Trocar as ferramentas tradicionais pelo sistema da Diligent é como sair da época da chamada internacional por telefonista para uma conversa via Skype. Igualmente importantes são as otimizações alcançadas com a redução do trabalho do secretário do conselho, antes e depois das reuniões, e dos gastos com a entrega dos documentos em papel.

A adoção de novos sistemas é um caminho irreversível. Essa é a oportunidade de se implementar uma cultura de longo prazo em empresas que já identificaram oportunidades de negócios nas apostas de baixo carbono.

*André Bodowski (abodowski@diligent.com) é diretor de vendas da Diligent