Desafio
A agenda ocupada do alemão Gerhard Roggemann demanda uma quantidade considerável de viagens pela Europa, para cumprir compromissos regulares nos seis conselhos dos quais ele participa. Roggemann dedica grande parte de seu tempo ao preparo das reuniões. Antes de usar a Diligent Boardbooks, a secretaria de cada organização compilava manualmente o material de trabalho do conselho e enviava para o endereço residencial dos conselheiros. Cada relatório continha cerca de mil páginas. Roggemann também recebia e analisava as inevitáveis revisões, frequentemente de apenas uma página. Devido a sua agenda de viagens, as atualizações de dados poderiam levar dias para chegar até ele.

A entrega da papelada, com informações altamente confidenciais da empresa, ainda apresentava um risco de segurança. Como Roggemann frequentemente estava em trânsito, acontecia de a correspondência ser deixada em seu jardim ou com um vizinho. O peso de carregar vários relatórios era outro problema. Um único pacote de documentos do conselho podia ocupar uma pasta inteira; vários deles chegavam a encher uma mala. Devido à confidencialidade dos documentos do conselho, à necessidade de lê-los durante os voos e à preocupação de perdê-los, Roggemann os levava em sua bagagem de mão. Até isso se tornou um desafio, com a redução de limites de peso por parte das companhias aéreas.

“Eu não precisava lidar apenas com o peso do papel durante as viagens, mas com a logística disso. Em um mês, eu comparecia a duas ou três reuniões de conselho na mesma viagem. Mas carregar três ou quatro pacotes de documentos na bagagem de mão tornou-se impossível”. O descarte apropriado dos documentos também era difícil. Roggemann chegou a guardar quatro caixas cheias de papelada antes de lhes dar o destino correto.

Abordagem
A secretaria do Resolution Group comparou diversos sistemas digitais para os documentos do conselho, avaliando a facilidade de uso, a segurança, o preço e a funcionalidade como um todo. Depois de conversar com conselheiros, entre os quais Roggemann, o órgão identificou as prioridades: uma solução intuitiva, cuja estrutura lembrasse um livro tradicional do conselho, mas com um toque digital.

Na primeira reunião do board que usou o aplicativo Diligent Boardbooks para iPad, os conselheiros tiveram a opção de usar tanto os documentos em papel quanto suas versões digitais no tablet. De acordo com Roggemann, “assim que experimentaram a solução da Diligent, todos os membros do conselho a adotaram imediatamente. O aplicativo é fácil de usar e não deixa nada a desejar em relação ao relatório impresso. Você pode ler, marcar e fazer anotações da mesma forma que faz no papel, mas as atualizações e revisões são entregues em tempo real. Melhor ainda: você pode dizer adeus ao peso da papelada”.

Resultados
Após da adoção imediata da Diligent Boardbooks pelos membros do conselho da Resolution, Roggemann apresentou a solução para outros conselhos, como os da Deutsche Börse e da Friends Life. Da perspectiva do administrador, usar a solução da Diligent Boardbooks ofereceu benefícios reais em termos de economia de tempo, funcionalidade, segurança e conveniência.

* Gerhard Roggemann é membro de seis conselhos de administração diferentes, entre eles o da FTSE 100 Resolution Group e o da Deutsche Börse AG, onde também é vice-presidente. Roggemann usa o serviço Diligent Boardbooks™ em vários deles. Ele trabalhou muito tempo no banco J.P. Morgan e, por 13 anos, foi conselheiro de dois Landesbanks (bancos regionais alemães). Por sua ampla experiência, está bastante ciente dos obstáculos que documentos do conselho em papel podem apresentar.

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