Reuniões sem papel

A British Gas teve uma ótima experiência com o portal digital que organiza os documentos para reuniões do conselho de administração

Diligent/Edição 138 / 1 de fevereiro de 2015
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Desafio
A British Gas possui vários comitês e diretorias que se reúnem regularmente, entre os quais o conselho de administração. O comitê de gestão realiza encontros semanais, ao passo que nos demais órgãos eles são mensais. Previamente a cada reunião, os participantes recebem e analisam documentos. Antes de usar o sistema Diligent Boardbooks, a empresa distribuía o conteúdo para os encontros do conselho de administração em papel impresso ou via e-mail. “Usar papel e e-mail era ultrapassado e demandava muito tempo”, diz Sam Weller, assistente de Michael Uzielli, diretor-financeiro da British Gas, e uma das pessoas responsáveis por reunir os documentos para as reuniões do conselho. “Ninguém gostava de carregar tanto papel; os documentos eram pesados. Alguns dos diretores que participam de vários conselhos tinham que ir para as reuniões levando pilhas de papel. Queríamos reduzir a quantidade que eles tinham que carregar, além de tornar mais eficiente o processo de preparação das reuniões da diretoria.”

Implementação
A Centrica plc já usava o Diligent Boardbooks para as atas de reuniões do conselho. Foi, portanto, um passo natural a British Gas implementar o sistema, o que aconteceu rapidamente. Cerca de 75 conselheiros e membros de comitê agora usam o Diligent Boardbooks, além dos 12 administradores. Conforme Sam, a substituição foi tranquila: “Paramos de usar papel em uma semana e começamos a usar o Diligent Boardbooks na outra. A transição de papel para digital foi bastante simples”. A Diligent forneceu treinamento completo para o pessoal da British Gas; uma equipe de gestão de conta forneceu o suporte necessário a todos os usuários durante o processo. “O treinamento foi simples. O sistema era tão fácil de usar que eu treinei um colega pelo telefone. O teste real para comprovar que você entendeu alguma coisa é ensiná-la a outra pessoa. Com o Diligent Boardbooks, fazer isso foi muito fácil”, avalia Sam.

Resultados
Para os administradores responsáveis por reunir os vários documentos das reuniões do conselho, o sistema Diligent Boardbooks economiza horas de preparação antes de cada reunião. Sam explica: “É muito mais conveniente gerenciar a produção de documentos para a reunião do conselho com o Diligent Boardbooks. Usamos muito menos papel e gastamos menos cartuchos de impressora agora. Consideramos importante empregar a tecnologia para aprimorar a maneira como fazemos as coisas”. A funcionária da British Gas destaca também o relacionamento da Diligent com o cliente: “O atendimento oferecido pelo nosso gerente de conta é excepcional. Ele é muito paciente e sempre responde a todas as minhas perguntas”. Para os conselheiros e membros de comitê, usar o Diligent Boardbooks significa poder analisar os documentos instantaneamente e se preparar com antecedência para as reuniões. “Eles podem ter o material com antecedência. Mesmo que haja mudanças de última hora, ainda assim eles terão as atualizações mais recentes a tempo para analisar. Não precisamos reimprimir um monte de papel, o que torna o processo muito mais eficiente”, afirma Sam. Ela conclui: “O atendimento ao cliente da Diligent é muito bom, o treinamento é simples e direto e o produto nos torna muito mais eficientes. No geral, é um excelente serviço”.

* A British Gas é uma importante fornecedora de energia do Reino Unido, de propriedade da Centrica plc. A British Gas é cliente da Diligent desde janeiro de 2013. A Centrica usa o sistema Diligent Boardbooks® desde 2010.


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Diligent é marca registrada da Diligent Board Member Services, Inc., registrada nos Estados Unidos. Diligent Boardbooks é marca registrada da Diligent Board Member Services, Inc., registradas nos Estados Unidos e em outros países. Os nomes e marcas de terceiros são propriedade de seus respectivos proprietários. © 2015 Diligent Board Member Services, Inc. Todos os direitos reservados. Este é um informativo produzido pela Diligent para veiculação exclusiva na CAPITAL ABERTO.


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