Desafio
Um dos compromissos da Buenaventura, inspirado no contato com a diversidade populacional do interior do Peru, é contribuir para o desenvolvimento sustentável e descentralizado do país. A preocupação com o meio ambiente é um dos motivos pelos quais a companhia optou pela solução Diligent Boardbooks®. “Costumávamos imprimir uma quantidade enorme de papel”, lembra Oswaldo Cabrera, diretor de tecnologia. “Eram 300 folhas para cada membro do conselho de administração, por encontro. Reduzir ou mesmo eliminar as impressões seria uma ação alinhada com nosso compromisso ambiental”.

Outro problema enfrentado pela Buenaventura residia na cópia das informações e documentos necessários para cada reunião. A secretária de auditoria externa, Fabiola Bottino, é responsável por gerenciar os documentos do conselho. Ela explica que, para agregar informações de diferentes pessoas, era preciso iniciar o trabalho com até uma semana de antecedência e promover o esforço coordenado da equipe. Isso tornava o processo oneroso e difícil, por estar sempre sujeito a prazos de entrega.

Para os membros do conselho, o método também estava longe de ser eficiente. Dina Dávalos, gerente de apoio ao usuário, comenta: “Os diversos documentos a carregar constituíam uma grande dificuldade para os conselheiros. Muitos viajam constantemente e tinham que levar bastante papel”.

Abordagem
Uma vez identificado o desafio, o passo seguinte foi escolher a solução que melhor correspondesse às necessidades da companhia. Cabrera explica que diversas opções foram consideradas, inclusive armazenar arquivos em uma nuvem pública, embora nada cobrisse o ciclo completo de preparação de materiais e submissão dos documentos ao conselho de administração. “Com o sistema Diligent Boardbooks, encontramos uma solução adequada a nossas necessidades, que incluem aprovação e controle de informação. Além disso, ao aprender sobre a ferramenta, percebemos que era completamente viável implementá-la. Não era complicada e seria facilmente adotada pelos usuários.”

Segundo Dina, o que determinou a escolha final foi o modo de lidar com os dados confidenciais, uma questão sensível para empresas do tamanho da Buenaventura. O sistema Diligent Boardbooks armazena a informação em servidores privados, que a protegem por múltiplos e robustos níveis de segurança física e de criptografia. “Avaliamos de forma minuciosa e vimos que a solução apresentada pela Diligent Boardbooks possuía todas as qualidades que os departamentos de auditoria e de segurança interna da informação exigiam.”

Resultados
Fabiola conta que o processo foi simplificado de maneira impressionante. “É extremamente útil para mim, pois as informações costumam chegar muito tarde e estamos em constante corrida contra o relógio. Antes, era necessário ficarmos no escritório até 10 ou 11 da noite para revisar e preparar as informações. Agora, faço tudo por meio digital. Posso subir e atualizar informações do conforto da minha casa. E aviso por e-mail quando os arquivos estão prontos.” O que costumava levar dias agora consome no máximo 30 minutos, graças à solução Diligent Boardbooks. “Demora mais para receber a informação do que para subir no sistema. É realmente muito rápido”,
afirma Fabiola.

Para os conselheiros, é muito útil ter arquivos ordenados por reunião e data. Desse modo, podem acessar atas de reuniões passadas, revisar mudanças e manter um controle atualizado. É como consultar um livro.

* Com 60 anos, a Compañía de Minas Buenaventura é uma das maiores mineradoras do Peru. Está listada na Bolsa de Valores de Lima (BUE.LM) desde 1971 e na Bolsa de Valores de Nova York (NYSE:BVN) desde 1966.

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