Breves notas sobre assembleias digitais de companhias abertas

Pandemia suscitou necessidade de alterações em normas relativas às assembleias

Instrução 622 da CVM permite realização de assembleias digitais

Imagem: Blossomstar/ Freepik

A pandemia de covid-19, que se instaurou no início deste ano, tem provocado inevitáveis impactos na rotina social das populações ao redor do mundo.

Em diversos países, a crise sanitária e as medidas drásticas, mas necessárias, para mitigar a disseminação do novo coronavírus surgiram no momento em que a maioria das sociedades empresárias — nomeadamente todas aquelas cujo exercício social coincide com o ano civil — concluíam suas demonstrações financeiras e se preparavam para convocar e realizar as assembleias gerais ordinárias que iriam deliberar, dentre outras matérias, a aprovação das demonstrações financeiras referentes ao exercício de 2019 e a destinação dos resultados daquele período.

Essa infeliz coincidência demandou uma resposta urgente por parte dos legisladores e reguladores. No plano do Direito societário, pode-se dizer que as reformas efetuadas nos diversos ordenamentos em resposta ao avanço da pandemia tiveram, de modo geral, dois eixos principais: a prorrogação de prazos legais e a flexibilização dos requisitos legais e normativos para a realização das reuniões de sócios.

No Brasil, essas medidas foram adotadas por meio da Medida Provisória 931/20 e de novas regulamentações editadas pelo Departamento Nacional de Registro Empresarial e Integração (Drei) e pela Comissão de Valores Mobiliários (CVM).

Este artigo busca examinar a possibilidade de as companhias abertas realizarem suas assembleias gerais de acionistas de modo exclusivamente digital, a partir das alterações determinadas pela Instrução 622/20.

As assembleias gerais antes da MP 931 e da Instrução 622

Como se sabe, a assembleia geral, órgão social deliberativo por excelência, é formada mediante a reunião dos acionistas da companhia, observadas as formalidades previstas na Lei 6.404/76 e no estatuto social para a convocação e a instalação do conclave, com o fim de deliberar sobre as matérias de interesse social.

Dentre essas formalidades, o §2º do art. 124 da legislação societária exigia que as assembleias gerais ocorressem na sede da companhia e, excepcionalmente, em caso de força maior, em outro local, desde que circunscrito ao município da sede e indicado com clareza no anúncio de convocação — o que evidenciava que o legislador da época de elaboração da lei havia concebido as assembleias como reuniões eminentemente presenciais.

Em 2011, a Lei 12.431 alterou a Lei 6.404/76 para, dentre outras medidas, permitir que, nas companhias abertas, os acionistas pudessem “participar e votar a distância em assembleia geral, nos termos do disposto na regulamentação da Comissão de Valores Mobiliários”¹, e que fossem considerados presentes em assembleia geral, para fins da lei, também os acionistas que registrassem sua presença a distância².

Valendo-se das novas competências que lhe foram concedidas, a CVM editou a Instrução 561/15 para regulamentar a participação e o voto a distância em assembleias gerais, baseando-se em dois instrumentos: o boletim de voto a distância e os sistemas eletrônicos.

A adoção do boletim de voto a distância passou a ser introduzida de forma gradativa³ às companhias, tornando-se obrigatória para todas as companhias abertas com ações de sua emissão admitidas à negociação em mercados regulamentados que tivessem ações em circulação⁴ apenas a partir de 1º de janeiro de 2018 e somente para as assembleias convocadas para deliberar sobre certas matérias⁵.

Já os sistemas eletrônicos, de adoção facultativa pelas companhias, poderiam ter duas finalidades distintas: envio do boletim de voto a distância ou participação a distância durante a assembleia.

A norma limitou-se a estabelecer que, caso adotados, os sistemas deveriam, no mínimo, registrar a presença e os votos dos acionistas. Especificamente no que concerne ao sistema para participação a distância, a norma determinava que deveria conferir ao acionista as opções de simplesmente acompanhar a assembleia — caso já tivessem enviado o boletim de voto a distância — ou de acompanhar e votar no conclave.

Ou seja, desde a edição da Instrução 561/15 — antes, portanto, do advento da MP 931 e da Instrução 622/20 — as assembleias gerais poderiam ser realizadas de modo exclusivamente presencial ou de modo semipresencial (também chamadas de híbridas)⁶. No entanto, a despeito da previsão expressa na norma, até a crise da covid-19 não se verificou uma adesão à utilização desses sistemas eletrônicos por parte das companhias abertas.

As alterações da MP 931 e da Instrução 622

A MP 931, dentre outras mudanças⁷, introduziu o §2º-A ao art. 124 da Lei 6.404/76 para prever que a CVM poderia autorizar, por meio de regulamentação, a realização excepcional de assembleia geral de companhia aberta fora do município de sua sede, podendo, inclusive, “autorizar a realização de assembleia digital”. Assim, as assembleias exclusivamente digitais passaram a ser admitidas em lei, desde que autorizadas por regulamentação editada pela CVM.

Diante da autorização legal, a CVM, em tempo recorde, editou a Instrução 622/20, que alterou a Instrução 481/09 para disciplinar os procedimentos a serem adotados nas assembleias exclusivamente digitais.

A classificação utilizada pela CVM na regulamentação, entre assembleias presenciais, parcialmente digitais (também chamadas de híbridas ou semipresenciais) e exclusivamente digitais, leva em conta os meios conferidos aos acionistas para participar da assembleia. Com efeito, o elemento essencial que permite compreender a diferença entre os modos de realização das assembleias é a possibilidade — e sua exclusividade ou não — de participação virtual.

Na assembleia presencial, os acionistas somente podem participar comparecendo presencialmente ou por meio de um procurador presente no local em que a assembleia será realizada — a princípio, na sede da companhia.

Considera-se que a assembleia é realizada “de modo parcialmente digital, caso os acionistas possam participar e votar tanto presencialmente quanto a distância” (cf. art. 4º, §2º, inciso II da Instrução 481/09).

Nesse cenário, a companhia deve disponibilizar sistemas eletrônicos que permitam ao acionista participar do conclave virtualmente e em tempo real, devendo, contudo, ser também viabilizada a participação presencial do acionista que assim desejar⁸.

Por fim, as assembleias digitais são aquelas em que “os acionistas somente podem participar e votar por meio dos sistemas eletrônicos” (inciso I do §2º do art. 4º da Instrução 481/09). Isto é, nesse caso, a participação dos acionistas se dá de modo exclusivamente virtual.

Importante ressaltar que o modo pelo qual a assembleia é realizada não interfere nas regras relativas ao boletim de voto a distância, discutidas mais adiante neste artigo.

Local de realização da assembleia

O §2º do art. 124 da Lei 6.404/76 não só estabelecia que a assembleia deveria ser organizada como uma reunião física, como também determinava o local de sua realização: o edifício da sede da companhia. Em casos de força maior, o referido comando autorizava — e continua autorizando, após as mudanças na redação efetuadas pela MP 931/20 — que a assembleia fosse realizada em outro local, desde que no mesmo município da sede e com a informação indicada com clareza nos anúncios de convocação. 

Introduzido pela MP 931/20, o novo §2º-A conferiu à CVM competência mais ampla do que simplesmente autorizar a realização de assembleias digitais: segundo o comando, a regulamentação a ser editada pela autarquia poderia, de forma mais geral, “excepcionar a regra disposta no §2º para as sociedades anônimas de capital aberto”.

Diante da autorização legal, a Instrução 622/20 permitiu, em caráter excepcional e mediante justificativa apresentada no edital de convocação, a realização da reunião presencial da assembleia híbrida fora da sede da companhia, inclusive em outro município. Conforme o novo §4º do art. 4º da Instrução 481/09, a possibilidade de realização da assembleia fora do município da sede da companhia foi prevista, apenas, para as assembleias híbridas, não se estendendo às assembleias exclusivamente presenciais.

Um último aspecto relativo ao local da assembleia se refere às assembleias digitais. Para todos os efeitos legais, a regulamentação previu, em linha com o disposto na Instrução Normativa nº 79/20 do Drei, que a assembleia exclusivamente digital é considerada como realizada na sede da companhia.

Participação dos componentes da mesa e de outras pessoas

Embora a assembleia geral seja um órgão formado mediante a reunião de acionistas da companhia, observadas as formalidades legais, fato é que outras pessoas podem comparecer ao conclave — o presidente e secretário da mesa, por exemplo, podem não ser acionistas da companhia.

Do mesmo modo, a lei exige que determinadas pessoas, que não necessariamente são acionistas da companhia, compareçam a determinadas assembleias. É o caso, por exemplo, das assembleias gerais ordinárias, que devem contar com a participação de, ao menos, um administrador, um representante do auditor independente e de, no mínimo, um membro do conselho fiscal, quando em funcionamento⁹.

Quando a assembleia é uma reunião presencial, a princípio parece intuitivo que a mesa, responsável pela condução dos trabalhos, esteja fisicamente presente para conduzir o conclave. No outro extremo, é de todo descabido exigir a participação presencial de qualquer pessoa em uma assembleia realizada exclusivamente de modo digital — uma vez que, com o perdão do truísmo, a reunião transcorre integralmente no ambiente virtual.

A questão é menos óbvia nas assembleias híbridas. Considerando que tal assembleia é uma reunião presencial, mas da qual se pode participar remotamente, faz sentido exigir que os responsáveis pela condução dos trabalhos estejam presentes? Como se nota do §5º do art. 21-C da Instrução 481/09, ao tratar do tema, o regulador optou por dar maior flexibilidade às companhias, permitindo que também nas assembleias parcialmente digitais esses agentes pudessem participar virtualmente do conclave. O mesmo vale para outras pessoas, como administradores, terceiros autorizados a participar e demais pessoas cuja presença seja obrigatória.

Boletim de voto a distância não interfere no modo de realização das assembleias

A utilização de sistemas eletrônicos para participação em tempo real não exclui a adoção do boletim de voto a distância, que deve continuar sendo disponibilizado pelas companhias nas hipóteses em que é considerado obrigatório, nos termos da norma regulamentar.

Se, de um lado, a Instrução 622/20 não alterou as regras relativas ao boletim de voto a distância, de outro, tampouco se fiou nesse instrumento para viabilizar as assembleias digitais. Ao contrário: a regulamentação deixou claro que, em razão de suas limitações, o boletim de voto a distância não pode ser utilizado como substituto do componente presencial ou dos sistemas eletrônicos disponíveis, visto que ele não permite a efetiva participação do acionista no conclave, mas tão somente o exercício do voto de modo estático e antecipado.

O boletim de voto a distância, portanto, não interfere no modo de realização da assembleia, que continua, para todos os fins, sendo presencial, híbrida ou exclusivamente digital, conforme o caso.

A tabela abaixo resume o que se discutiu até aqui neste artigo:

Companhias autorizadas a realizar assembleias parcial ou exclusivamente digitais

Ainda que as demais obrigações previstas na instrução sejam aplicáveis tão somente às companhias abertas registradas na categoria A autorizadas por entidade administradora de mercado à negociação de ações em bolsa e que tenham ações em circulação, a Instrução 622/20 permitiu que as demais companhias abertas pudessem realizar assembleias parcial ou exclusivamente digitais, desde que cumprissem os requisitos previstos na instrução para tanto.

Sistema eletrônico de participação

A Instrução 622/20 permitiu às companhias abertas a faculdade de realizarem assembleias gerais de modo parcial ou exclusivamente digital desde que disponibilizassem aos seus acionistas sistema eletrônico para participação a distância durante o conclave (cf. §3º do art. 21-C da Instrução 481/09).

Como já se destacou, desde a reforma de 2015 a regulamentação já admitia a utilização de sistemas eletrônicos para o envio do boletim de voto a distância e para a participação a distância durante a assembleia, desde que assegurassem o registro da presença e do voto.

A reforma de 2020 incluiu três requisitos adicionais para os sistemas eletrônicos de participação: a possibilidade de manifestação e de acesso simultâneo a documentos apresentados durante a assembleia que não tenham sido disponibilizados anteriormente; a gravação integral da assembleia; e a possibilidade de comunicação entre acionistas.

O referido sistema eletrônico de participação a distância deve, ainda, conferir ao acionista a alternativa de tão somente participar da assembleia, tenha ou não enviado o boletim de voto a distância, ou de participar e votar na assembleia. Nesse último caso, se o acionista que já enviara o boletim de voto a distância decidir votar durante o conclave, as instruções de voto recebidas por meio do boletim serão desconsideradas (art. 21-C, §2º).

Informações necessárias no anúncio de convocação

Além das informações exigidas pelo art. 124 da Lei 6.404/76 e pela redação original do art. 4º da Instrução 481/09, o novo inciso III do dispositivo, introduzido na recente reforma, passou a exigir que a companhia que pretenda realizar suas assembleias parcial ou exclusivamente de modo digital deverá incluir essa informação no anúncio de convocação. Nessas hipóteses, o anúncio deve, também, incluir “informações detalhando as regras e os procedimentos sobre como os acionistas podem participar e votar a distância na assembleia, incluindo informações necessárias e suficientes para acesso e utilização do sistema pelos acionistas¹⁰”.

Regra transitória para o anúncio de convocação

O art. 2º da Instrução 622/20 previu regras de transição para tratar das companhias que já haviam divulgado seus editais de convocação quando da edição norma. Estabeleceu, em seu caput, que as assembleias gerais e especiais convocadas por companhias abertas anteriormente à edição daquela instrução poderiam ser realizadas de modo parcial ou exclusivamente digital, ainda que o anúncio de convocação não tivesse incluído as informações exigidas nos incisos II e III¹¹ e no §4º¹² do art. 4º da Instrução 481/09, que, a bem da verdade, sequer existiam quando da publicação dos anúncios.

Assim, para as assembleias convocadas para o dia 30 de abril de 2020, a Instrução 622/20 determinou que essas informações fossem divulgadas por meio de fato relevante, com pelo menos um dia de antecedência da data de realização do conclave (art. 2º, parágrafo único). Para aquelas que houvessem adiado a data de realização de suas assembleias, conforme autorizado pela MP 931/20, a norma facultou que as informações exigidas fossem também divulgadas por meio de fato relevante, com antecedência de, no mínimo, cinco dias da data de sua realização.

Depósito prévio de documentos

A fim de facilitar os procedimentos de preparação para as assembleias gerais, as companhias abertas costumam solicitar previamente o depósito dos documentos de legitimação e representação dos acionistas necessários para sua admissão na assembleia, conforme as formalidades por ela exigidas.

Apesar de reconhecer essa prática, a regulamentação da CVM determinava que as companhias não poderiam impedir a participação do acionista que, embora não houvesse depositado previamente a documentação exigida, comparecesse à assembleia munido dos documentos¹³.

Considerando, entretanto, as dificuldades adicionais que podem estar associadas à administração dos sistemas eletrônicos de participação e o possível incremento do número de acionistas participantes por meio digital, a CVM incluiu um novo §3º ao art. 5º da Instrução 481/09 prevendo que “a companhia poderá exigir do acionista que pretende participar pelo sistema eletrônico (…) o depósito dos documentos a que se refere o §1º em até 2 (dois) dias antes da data de realização da assembleia”, os quais poderão ser enviados “por meio de protocolo digital” (cf. §4º do mesmo art. 5º). Em outras palavras, caso participe virtualmente do conclave, o acionista deverá observar estritamente as regras e o cronograma estipulados pela companhia, sob pena de não poder ingressar na reunião pelo sistema eletrônico utilizado.

De outra parte, nas assembleias presenciais ou híbridas, em que a participação do acionista se dê de modo presencial, a regra continua valendo: caso o acionista não tenha depositado previamente os documentos necessários à sua admissão na assembleia, poderá participar do conclave, desde que os apresente até o horário estipulado para a abertura dos trabalhos.

Assinatura do livro de presença e da ata nas assembleias digitais

A possibilidade de participação a distância e, mais ainda, de realização de uma assembleia de modo exclusivamente digital, exigiu a revisão das regras legais relativas à assinatura do livro de presença e das atas das assembleias.

Nesse contexto, o parágrafo único do art. 127 da Lei 6.404/76, introduzido em 2011, passou a prever que o acionista que registra a distância sua presença, na forma prevista na regulamentação da CVM, deve ser considerado presente em assembleia geral, para todos os efeitos da lei. O dispositivo foi regulamentado pelo art. 21-V da Instrução 481/09, segundo o qual são considerados presentes em assembleia geral os acionistas que a ela compareçam fisicamente ou que nela se façam representar; cujo boletim de voto a distância tenha sido considerado válido pela companhia; ou que tenham registrado sua presença no sistema eletrônico de participação disponibilizado pela companhia.

O segundo aspecto relevante se refere à assinatura da ata. Ciente das eventuais dificuldades práticas no que concerne à assinatura da ata da assembleia geral que transcorresse de modo digital, o regulador também estipulou regras relativas ao tema.

O então parágrafo único do art. 21-V — renumerado para §1º com a edição da Instrução 622/20 — já estabelecia que os acionistas que votassem pelo boletim de voto a distância ou por meio do sistema eletrônico de participação, além de presentes, seriam considerados assinantes da ata da assembleia geral.

Contudo, foi o novo §2º do referido dispositivo que estipulou as formalidades e os procedimentos necessários para a implementação no disposto no §1º, passando a autorizar o presidente e o secretário da mesa a registrarem a presença de acionistas que votaram a distância, além de permitir a aposição de suas assinaturas por meio de certificação digital ou por outro meio que garanta sua autoria e integridade em formato compatível com o adotado pela companhia para a realização da assembleia¹⁴.

Conclusão

A possibilidade de realização de assembleias por meio exclusivamente digital já era um pleito de muitos participantes do mercado.

De fato, a evolução tecnológica ocorrida nas últimas décadas, principalmente no que concerne aos meios de comunicação, iria inevitavelmente levar — mais cedo ou mais tarde — a uma alteração normativa. Não há dúvidas, no entanto, de que a pandemia de covid-19 acelerou, e muito, o processo de digitalização das assembleias gerais. Implementada em prazo recorde, a regulamentação da CVM buscou enfrentar os desafios decorrentes da realização de uma assembleia no ambiente virtual.

Se novas mudanças serão necessárias e se as medidas serão, de fato, adotadas para além da fase de crise, só mesmo o tempo dirá.

Gustavo Machado Gonzalez ([email protected]) é diretor da CVM . Co-autoria de Marília Lopes ([email protected]), que foi assessora do colegiado da CVM e atualmente é advogada no Trindade Sociedade de Advogados.

Este trabalho resume os principais pontos de um artigo intitulado “Assembleias Digitais de Companhias Abertas: considerações sobre a MP nº 931/2020 e a Instrução CVM nº 622/2020”, que consta do livro Direito em Tempos de Crise – reflexões por ocasião da pandemia Covid 19 (Quartier Latin, no prelo), organizado por Alexandre Jorge Carneiro da Cunha Filho, Carmem Silvia Arruda, Rafael Hamze Issa e Rafael Wallbach Schwind.

Notas

¹Parágrafo único ao art. 121.

²Parágrafo único ao art. 127.

³Em 2016, a adoção do boletim de voto a distância era facultativa às companhias abertas que assim quisessem; em 2017, passou a ser obrigatória àquelas companhias abertas com ao menos uma espécie ou classe de ação de sua emissão incluída no IBrX-100 ou no Ibovespa; até que em 2018 tornou-se obrigatória às companhias abertas registradas na categoria A e autorizadas por entidade administradora de mercado à negociação em bolsa de valores.

⁴Com a edição da Instrução 594/17, a regra passou a restringir a aplicação dos comandos da Instrução 481/09, inclusive a obrigatoriedade da adoção do boletim de voto a distância, às companhias abertas registradas na categoria A com ações admitidas à negociação em mercados regulamentados que possuíssem ações em circulação (cf. §2º do art. 1º).

⁵A saber: nas assembleias gerais ordinárias; nas assembleias gerais que tenham por objeto a eleição de membros do conselho de administração e do conselho fiscal; e sempre que a assembleia geral extraordinária for convocada para ocorrer na mesma data marcada para a assembleia geral ordinária; sendo facultativa nos demais casos.

⁶Naquele momento, no entanto, a lei não autorizava a realização de uma assembleia geral exclusivamente digital, pois as mudanças na lei societária de 2011 não afastaram ou flexibilizaram a exigência do componente presencial.

⁷Cabe destacar que a referida MP também prorrogou a data-limite de realização das assembleias gerais ordinárias das companhias cujo exercício social se encerrasse entre 31 de dezembro de 2019 e 31 de março de 2020 podendo, excepcionalmente, ser realizada até sete meses contados do término do exercício social.

⁸Essa possibilidade, vale reforçar, existia desde a reforma do normativo de 2015.

⁹V. art. 134, §§1º e 2º, e art. 164, caput, ambos da Lei 6.404/76.

¹⁰Complementando a nova regra, o §1º estabelece que as informações sobre a participação e voto a distância por meio de sistemas eletrônicos podem ser divulgadas no anúncio de convocação de forma resumida com indicação dos endereços na rede mundial de computadores, onde a informação completa deve estar disponível a todos os investidores — sendo certo que devem também estar disponíveis no sistema eletrônico da CVM na rede mundial de computadores.

¹¹Art. 4º – Do anúncio de convocação de assembleias deve constar, obrigatoriamente: (…) II – caso, por motivo de força maior, a assembleia não seja realizada no edifício onde a companhia tem sede, o local em que a assembleia será realizada, que deverá ser no mesmo Município da sede, ressalvada a hipótese prevista no §4º; III – caso seja admitida a participação a distância por meio de sistema eletrônico, nos termos do art. 21-C, §2°, inciso II, informações detalhando as regras e os procedimentos sobre como os acionistas podem participar e votar a distância na assembleia, incluindo informações necessárias e suficientes para acesso e utilização do sistema pelos acionistas, e se a assembleia será realizada parcial ou exclusivamente de modo digital.

¹²§4º Nas assembleias realizadas de modo parcialmente digital, a reunião presencial poderá, em caráter excepcional e mediante justificativa apresentada no edital de convocação, ocorrer fora da sede da companhia, inclusive em outro município.

¹³Cf. redação original do §2º do art. 5º da Instrução 481/09.

¹⁴A propósito, o mesmo caminho foi seguido pela Instrução Normativa nº 79/2020, do Drei. O parágrafo único do art. 5º da referida regulamentação além de permitir a assinatura da ata da assembleia “isoladamente pelo presidente e secretário da mesa, que certificarão em tais documentos os acionistas (…) presentes”, também autorizou a assinatura dos livros societários aplicáveis da mesma maneira.