Está chegando a época das assembléias gerais das sociedades por ações, que devem ser efetuadas até o último dia útil do mês de abril. A partir deste ano os acionistas minoritários têm direito de eleger membros do Conselho de Administração de sua própria escolha, sem necessidade de se submeter a uma lista tríplice apresentada pelos acionistas controladores.

Além disso, os conselheiros eleitos no passado por esse regime do voto em separado com a submissão aos controladores têm de ceder os seus postos para os que vierem a ser eleitos livremente pelos minoritários, caso estes assim o desejem, independentemente do tempo de mandato decorrido.

Na edição de abril do ano passado, fizemos um breve roteiro para as assembléias gerais. E decidimos repetir a dose este ano, com algumas atualizações:

– verifique as matérias a serem tratadas; lembre-se que as ordinárias têm competência exclusiva (aprovação das demonstrações contábeis e do dividendo e eleição dos conselheiros), sendo o restante das extraordinárias
– atenção para os prazos (de convocação e de publicação das demonstrações contábeis ou do aviso aos acionistas)
– organize o material a ser distribuído aos acionistas, antes e durante a assembléia, de forma a ser claro, didático e completo e entregue com a antecedência devida
– tome ciência dos procedimentos eventuais que existam em acordos de acionistas arquivados na companhia, de forma a atender às suas disposiçõ-es
– reveja o estatuto com vistas a cumprir as suas regras
– certifique-se de que a Diretoria e o Conselho de Administração cumpriram as disposições estatutárias e legais e aprovaram os atos que lhes competem
– analise com cuidado os efeitos de um eventual pedido de voto múltiplo para a eleição dos membros do Conselho de Administração
– examine a possibilidade de que acionistas preferenciais e minoritários ordinários exerçam a faculdade de eleger em separado membro do Conselho de Administração

Analise com cuidado os efeitos de um eventual pedido de voto múltiplo para a eleição de conselheiros

– antecipe os efeitos da conjugação de ambos os direitos
– instale ambiente adequado para que esses grupos acionários possam se reunir de maneira apartada
– esteja preparado para o pedido de instalação de Conselho Fiscal, se o seu funcionamento não for permanente
– estabeleça os procedimentos de representação dos acionistas (espólios, fundos e clubes de investimento, fundos de pensão, administradores de recursos, pessoas jurídicas nacionais e estrangeiras, pessoas físicas, representantes e mandatários)
– esteja com o livro societário de presença de acionistas e com o extrato da instituição financeira responsável pelo serviço de ações escriturais atualizados e disponíveis
– prepare a recepção de acionistas no horário da assembléia e a orientação quanto a assinaturas e documentação
– instale uma mesa competente e informada, com Presidente e Secretário experimentados
– registre em ata apenas as deliberações, de forma sumária ou analítica
– organize o fluxo de informações ao mercado e à imprensa de maneira transparente e consistente, para evitar ruídos e contradições
– atenda às informações necessárias e/ou solicitadas pela Comissão de Valores Mobiliários e Bolsa de Valores, além de outras autoridades públicas quando for o caso

E esteja sempre a postos para eventuais imprevistos. Tenha uma boa assembléia!